哈佛商業(yè)評論經(jīng)典文章:管理能量 而非時間
來 源:網(wǎng)易財經(jīng)發(fā)表日期:2016-10-09
史蒂夫·萬納(Steve Wanner)今年37歲,已婚,有4個年幼的孩子,他是安永會計師事務所(Ernst & Young)一位德高望重的合伙人。我是在一年前認識他的,當時他每天要工作12到14個小時,總是覺得筋疲力盡,就連晚上也難得和家人歡聚,這讓他深感愧疚和不快。他睡眠不足,沒有時間運動,很少正常吃飯,不是隨便抓點什么匆匆填進肚子,就是坐在辦公桌旁邊干邊吃。萬納的經(jīng)歷并不鮮見。
我們大多數(shù)人都用延長工作時間的方法來應對日益繁重的工作任務,這不可避免地會影響到我們的身體、心理和情緒。而對于企業(yè)來說,這必將導致員工的工作積極性降低、精力渙散、離職率居高不下、醫(yī)療成本激增。在過去5年里,我和Energy Project公司的同事們?yōu)橐恍┐笮徒M織提供了咨詢和培訓服務,與數(shù)千位領(lǐng)導人和管理者有過合作。
值得注意的是,這些高管都不約而同地告訴我們:為了在工作壓力面前挺住,他們把自己的發(fā)條越擰越緊,感覺就要崩潰了。
延長工作時間之所以不可取,是因為時間是一種有限的資源。相比之下,能量則不同。物理學將能量(Energy)定義為工作時可資使用的潛在能力,對于人類來說,能量主要來自4個源泉——身體、情緒、思想和精神,通過形成特定的習慣,以上每個源泉都能為人類系統(tǒng)地增加并定時補充能量。
所謂特定的習慣,就是有意識地按照嚴格的時間表進行日?;顒樱⒈M快使它們轉(zhuǎn)變?yōu)闊o意識的、自動自覺的行為。為了有效地給員工補充能量,組織的著眼點必須從“向員工索取更多”轉(zhuǎn)移到“為員工付出更多”,這樣,他們才會鼓足干勁,才能為每天的工作投入更多。
要想讓自己的能量得到恢復,人們就必須認識到耗盡能量是一種代價慘重的行為,只有如此,他們才可能不管在什么情況下都自覺地修正這種行為。
為了更好地管理自己的能量,萬納設(shè)定了一系列習慣和行為,他的生活由此煥然一新。他將睡覺的時間提前,戒掉了曾使他不得安眠的酒類。這樣,他醒來時會覺得精力充沛,更想去運動——現(xiàn)在,晨練幾乎成了萬納一道雷打不動的作息程序。還不到兩個月,他就減掉了15磅。
晨練回來后,他會與家人圍坐在一起吃早餐。萬納的工作時間仍然很長,但他一直有規(guī)律地恢復和補充自己的能量。他不再把午餐拿到辦公桌邊來吃,而且早上和午后常常去戶外走上一圈。晚上回家后他比以前也要輕松許多,與妻子和孩子相處得也更加愉快。
別看這是一些簡單的習慣,它們能對整個組織產(chǎn)生巨大影響。我們在美聯(lián)銀行(Wachovia Bank)對一組員工試行了一項能量管理計劃,然后將他們的績效與對照組員工進行比較。就發(fā)放的貸款等多項財務指標而言,參與該計劃的員工的績效表現(xiàn)均優(yōu)于對照組。參與者還報告說,他們的客戶關(guān)系顯著改進,工作投入度和個人滿意度都得到了大幅提升。
在本文中,我將詳細描述我們在美聯(lián)銀行開展的研究。然后,我會將Energy Project公司使用的一些方法介紹給高管和經(jīng)理人,告訴大家如何才能增加能量或者定期補充工作能量。我的前任合伙人吉姆·勒爾(Jim Loehr)在對運動員所做的基礎(chǔ)研究中開發(fā)了一些核心理念,我們的方法就是根植于這些理念,并對其加以深化和擴展。
一、高能量創(chuàng)造高績效
絕大多數(shù)大型組織都很舍得在技術(shù)、知識和工作能力培訓方面為員工花錢,但很少有組織會幫助員工積蓄并保持他們的能量,這些組織總以為能量是員工生來就該有的。事實上,員工的能量增強了,他們就可能以更高的投入度和更強的耐力在更短時間內(nèi)完成更多的工作。我們在美聯(lián)銀行的試驗就證實了這一點。
2006年初,我們在新澤西州南部的12家美聯(lián)銀行地區(qū)分行中抽選106位雇員,為他們安排了由4個模塊組成的課程。每個模塊都有所側(cè)重,分別對能量來源的4個主要層面進行加強。每個月我們都組織20到25人聽一次課,這些人既有高層領(lǐng)導,也有初級管理者。我們還為每位參加者安排一位他的同事,在每次課程間隙為他們提供支持。
我們就近從那些分行中找出部分層級相當?shù)珱]有參加培訓的員工,根據(jù)美聯(lián)銀行的關(guān)鍵績效衡量指標,將他們與培訓參與者進行績效比較。為了確立一個可靠的比較基準,我們采取了多項衡量指標,考察的是績效同比變化(year-over-yearpercentage change)。在最初的3個月,從名為“三大項”(來自三類貸款的收入)的指標來看,參與者的同比增長率比對照組高出13個百分點。
而在存款收入方面,參與者的同比增長率則比對照組高出20個百分點。雖然具體的增益每月各不相同,但除少數(shù)個例以外,在能量管理計劃結(jié)束之后整整一年里,參與者的績效仍繼續(xù)遙遙領(lǐng)先于對照組。當然,我們不排除其他變數(shù)對這些結(jié)果也會有所影響,但盡管如此,參與者始終如一的卓越績效還是顯而易見的。
我們還詢問參與者,該計劃對他們自身有哪些影響,有68%的人報告說,該計劃在他們與委托人和客戶的關(guān)系方面產(chǎn)生了積極的影響; 71%的人說,該計劃對他們的生產(chǎn)力和績效產(chǎn)生的積極影響是顯著或重大的。我們從安永、索尼(Sony)、德意志銀行(Deutsche Bank)、諾基亞(Nokia)、ING Direct、福特(Ford)和萬事達卡(MasterCard)等其他大型公司的領(lǐng)導人那里也搜集到了大量軼聞證據(jù),足以證實這種方法的有效性。
二、好身體產(chǎn)生高能量
我們的計劃首先從對體能的關(guān)注開始。誰都知道營養(yǎng)不良、缺少運動、睡眠不足和休息不夠會降低人的基礎(chǔ)能量水平,削弱他們的情緒控制力和專注力。然而,現(xiàn)實中許多高管都無法將健康有益的行為堅持下去,因為生活中牽扯他們精力的事太多了。
在該計劃的參與者開始尋求提高體能的方法之前,我們首先讓他們對其能量水平做一個評估,針對身體、情緒、思想和精神這4個能量來源,各回答4道問題(參見副欄“你是否正一步步陷入能量危機?”)。平均統(tǒng)計下來,參與者對這16道問題中的8到10道給出了否定回答,這意味著他們可能常常不吃早餐, 無暇去向他人表達贊賞,很難一次只專心做一件事,或者難得花時間做一些自己認為有意義的事情,等等。
雖說大多數(shù)參與者都知道這些行為的害處,但是我們將所有害處集中羅列出來,還是令他們感到了不安,他們猶如受到當頭一擊,開始清醒過來。此項評估讓員工看到他們在能量管理上最為欠缺的地方。我們還請參與者填寫了一些表格,目的是讓他們更深入地認識到運動、飲食和睡眠對其能量水平的影響有多大。 接下來是幫他們建立一些能夠增強、恢復和補充體能的習慣。
加里·法羅(Gary Faro)是美聯(lián)銀行的一位副總裁。在該計劃開始時,他體重嚴重超標,飲食不規(guī)律,從不按時做運動,總是沒完沒了地工作,通常每晚最多只睡五六個小時。在我們接觸過的領(lǐng)導者和經(jīng)理人之中,像他這樣的不在少數(shù)。在計劃實施過程中,法羅開始 定期進行循環(huán)系統(tǒng)和力量的訓練。
他開始在指定的時間就寢,使睡眠時間得以延長。他還改變了自己的飲食習慣,從前他每天只吃兩頓飯,每頓都暴飲暴食,用他自己的話說,“那簡直就是狼吞虎咽”。而現(xiàn)在他每隔3個小時吃一頓飯,再搭配一點小吃,每餐的飯量都比原來小。這樣做的目的是幫助他在一天之內(nèi)均衡葡萄糖水平,避免攝入量忽高忽低。
在此過程中,他減掉了50磅的體重,能量水平有很大提高。法羅說:“以前,當我必須專心投入某項攻堅任務時,我會把它放在早晨來做。而現(xiàn)在我再也不必這樣做了,因為我發(fā)現(xiàn)下午5點的時候我的注意力和早上8點時一樣集中。”
法羅采納的另一個主要習慣是, 在一天的工作當中,間或離開辦公桌休息片刻。這種休息的好處在生理學上是有依據(jù)的。“亞晝夜節(jié)律” (ultradian rhythms)是一個90到120分鐘的周期,在此期間,我們的身體逐漸從精力旺盛的狀態(tài)過渡到生理上的低谷期。
在每個周期即將結(jié)束時,身體就開始渴望進入恢復期,它會發(fā)出一些信號,包括坐立不安、打哈欠、饑餓、走神,但我們許多人都不把這些當回事,繼續(xù)埋頭苦干。結(jié)果,隨著一天工作的結(jié)束,我們的能量儲備— —剩余潛能——也被消耗殆盡了。
我們發(fā)現(xiàn), 間或休息一下來補充能量能夠提高和穩(wěn)定績效。休息的質(zhì)量比時間更為重要。如果你能養(yǎng)成定時放下手頭工作休息的習慣,真正做到張弛有度,那么你就有可能在短時間內(nèi)(甚至是幾分鐘內(nèi))得到很好的恢復。
休息的方式多種多樣,你可以和同事聊聊工作以外的事,可以打開iPod播放器聽聽音樂,也可以在辦公樓的樓梯上下走幾個來回。雖然在大多數(shù)組織文化中,休息都不值得稱道,也不符合許多事業(yè)有成者的觀念,但休息的確給我們帶來很多益處。
馬修·蘭(Matthew Lang)是索尼公司位于南非的一家分公司的董事總經(jīng)理,他采納了與法羅相同的一些習慣,包括午后散步20分鐘。在散步的過程中,蘭不僅在思想和情緒上得到休息,在身體上得到了鍛煉,而且還閃現(xiàn)出一些絕妙的創(chuàng)意。
這是因為,在散步時大腦不是處于主動思考的狀態(tài),這樣,原先占主導地位的左腦就讓位于右腦,而通觀全局、進行富有想象力的跳躍性思維正是右腦的強項。
三、好情緒提高能量的質(zhì)量
不管外部壓力有多大,人們只要控制好自己的情緒,就可以提高能量的質(zhì)量。為做到這一點,我們首先必須弄清楚自己的情緒在一天工作的各個時段中有何變化,這些情緒對我們的效率有何影響。
大多數(shù)人都發(fā)現(xiàn),當自己情緒愉快的時候,往往就是績效最高的時候。我們可能會驚奇地發(fā)現(xiàn),一旦自己不在這種狀態(tài),我們的績效就不理想,或無法有效地領(lǐng)導下屬。
不幸的是,如果不定時休息,我們在生理上就無法長時間保持積極樂觀的情緒。當面對嚴酷的要求和意外的挑戰(zhàn)時,我們就容易情緒低落, 常常在一日內(nèi)數(shù)度產(chǎn)生 “戰(zhàn)斗還是逃避” 的想法, 而且動不動就會發(fā)脾氣、不耐煩,整天憂心忡忡,沒有安全感。
這種思想狀態(tài)會耗盡人的能量,在人際交往中制造摩擦。這種“戰(zhàn)斗還是逃避”的情緒還讓人無法進行清醒和理性的內(nèi)省?!咎?,我現(xiàn)在就是這種狀態(tài)】不過,一旦高管們明白哪些類型的事件會引發(fā)他們的消極情緒,他們就會更好地控制自己的反應。
有一個簡單而有效的習慣可以驅(qū)散消極情緒,我們稱之為“買時間”。做深呼吸就可以達到這一目的。慢慢地呼氣,持續(xù)5到6秒,你會感到身心有所放松和恢復,“戰(zhàn)斗還是逃避”的反應也消失無蹤。西田富士夫(Fujio Nishida)是索尼歐洲分公司總裁,他剛開始與我們合作時有個習慣,每當遇到難事,他就會點上一支煙— —每天至少兩到三次,但其余的時候他并不吸煙。
我們把這種深呼吸的方法教給他,結(jié)果立竿見影,西田發(fā)現(xiàn),自己不再需要香煙了。我們的結(jié)論是,吸煙并不能讓壓力得到釋放,真正起作用的是深呼吸所帶來的放松。
另一種可以有效地帶動積極情緒的習慣是向他人表達贊賞,這種行為對于接受者和施予者都有好處。贊賞可以用不同的方式來表達,例如寫張便條,發(fā)份電子郵件,打個電話,或是聊聊天——贊賞的內(nèi)容越是詳盡具體,效果就越好。
高管們可以像建立其他習慣一樣,為此安排一個特定時間,這樣會大大提高成功的幾率。本·詹金斯(Ben Jenkins)是北卡羅來納州夏洛特市(Charlotte,North Carolina)美聯(lián)銀行總行的副董事長兼總裁。他把對員工的贊賞安排在給他們做輔導的時候,同時還定期安排時間,與自己的下屬共進午餐或晚餐。
此前,他只有在聽直接下屬匯報每月賬目,或是給他們做年度績效回顧時才會和他們坐在一起。而現(xiàn)在他會一邊吃飯,一邊對他們的成就予以肯定。他和他們談生活談理想,而不是手頭的任務。
最后,我們可以學著換一種方式來講述自己生活中發(fā)生的事件,以此來培養(yǎng)積極的情緒。通常,身處沖突旋渦中的人會把自己看成是受害者,遇到難題就怨天尤人。但是,在某種特定情形下發(fā)生的事實是一回事,我們?nèi)绾谓庾x這些事實又是另外一回事,認識到這兩者之間的差異是非常重要的。
許多與我們合作的人都驚奇地發(fā)現(xiàn),自己可以選擇不同的角度來看待某個特定的事件,而敘述這一事件的方式也會對自己的情緒產(chǎn)生重大影響。我們教他們不論在哪種情形下都敘述那些最令人振奮、最能給人鼓勁的故事,當然前提是不否認或粉飾現(xiàn)實。如果想換個方式講故事,最有效的方法是通過三種新的“透鏡”來看待這種情形,而不是以受害者的眼光去看世界。
例如,透過反向透鏡看一看,他們就會自問:“沖突中的另一方會怎么說?在怎樣的情況下他會這樣說?” 透過長焦透鏡看,他們會問:“半年后,我將會如何看待這一情況?” 透過廣角透鏡看,他們會問自己: “且不論這個問題結(jié)果如何,我能從中學到些什么?會取得怎樣的進步?” 每一個透鏡都能幫助我們有意識地培養(yǎng)更為積極的情緒。
尼古拉斯·巴賓(Nicolas Babin)是索尼歐洲分公司的企業(yè)傳媒總監(jiān),當索尼在2006年接連遭遇電池召回事件時,他成了焦點人物。他常常要接聽記者們打來的電話,時間一長,他發(fā)現(xiàn)自己的工作越來越讓人筋疲力盡、灰心喪氣。
在進行了透鏡練習之后,他開始想辦法發(fā)掘自己角色中更為積極和有益的一面。他說:“我意識到我可以抓住這個機會,在記者們面前表現(xiàn)得親切隨和一點,鞏固彼此之間的關(guān)系,并通過直面問題、誠實作答來增強索尼公司的可信度。”
四、集中思想可以加強能量
許多高管認為,如果有一大堆任務擺在面前,就必須同時著手處理,但實際上,這種做法會降低工作效率。一心多用的代價是高昂的,將注意力從一項任務暫時轉(zhuǎn)移到另一項——例如放下手頭的工作去回復電子郵件或打電話—— 會延長完成主要任務所需的時間,最多的會延長25%,這種現(xiàn)象就是所謂的“切換時間”。【貌似是,已經(jīng)有所體會了】
如果你能在90到120分鐘內(nèi)集中全部精力去做一件事,然后好好地休息一下,接著再全力投入下一項活動,那么你的效率就會高得多。我們將這類工作時段安排稱為“亞晝夜節(jié)律的沖刺” (ultradian sprints)。
如果你發(fā)現(xiàn)自己難以做到專心致志,那么你可以通過制定習慣來減少科技給生活帶來的無情干擾。在我們的能量管理項目中,我們首先為高管們安排了一項練習,迫使他們直面分心所造成的影響。我們讓他們在不時被打斷的情況下完成一項復雜的任務,結(jié)果他們說,這種體驗和他們的日常經(jīng)歷差不多。
丹·克盧納(Dan Cluna)是美聯(lián)銀行的一位副總裁。為了讓自己的注意力更加集中,他設(shè)計了兩套習慣。第一套是,每當他需要專注于某項任務時,他就會離開辦公桌進入會議室,躲開電話和電子郵件的打擾。現(xiàn)在,他完成一份報告所用的時間只有過去的三分之一。
克盧納制定的第二套習慣是用在他和分行金融專家會議上,這些專家都向他匯報工作。以前,只要在開會過程中電話鈴一響,他就會去接聽。結(jié)果,原計劃一個小時的會議常常要拖上兩個小時,而他也很少能集中精力去聽任何一位專家的意見。
現(xiàn)在,克盧納將開會時打來的電話轉(zhuǎn)到了語音信箱,這樣他就能專心和面前的人討論問題,等到會間休息的時候,再去一一回復語音信箱中的留言。前面提到的安永會計師事務所的萬納是個工作積極、干勁十足的人,過去,他總是一聽到郵件到達的提示音就趕緊回復,結(jié)果一整天下來,他不斷被電子郵件打擾。
后來,他為自己制定了一項習慣, 每天只查看兩次電子郵件——上午10∶15查看一次,下午2∶30查看一次。以前,他總是被這些郵件弄得手忙腳亂,卻仍然無法一一及時回復,而現(xiàn)在,他每次打開收件箱后,花上45分鐘時間集中精力進行處理, 結(jié)果發(fā)現(xiàn)一次就可以把所有的郵件全部搞定。
萬納還把他的習慣告訴了那些定期與他通過電子郵件來往的人,讓他們有個心理準備。他說:“我告訴他們,如果情況緊急,需要我立即回復,他們可以給我打電話,我隨時恭候。”結(jié)果,9個月過去了,他還沒有接到一個這樣的電話。
邁克爾·亨克(Michael Henke)是安永會計事務所的一位高級經(jīng)理,在去年冬天忙季開始時,他召集自己的團隊成員開會,對他們說在一天內(nèi)的某些時段,他將關(guān)掉自己的Same-time (一種公司內(nèi)部的即時通訊系統(tǒng))。他說,這樣做的結(jié)果是團隊的人遇到問題時想找他不是那么方便了。
像萬納一樣,他讓自己的團隊在遇到緊急狀況時給他打電話,但實際上他們很少這樣做。 他還鼓勵他們在一天中定時休息、按時吃飯。最后,他們按照預定計劃完成了忙季的任務,而且贏利額超過了那些沒有推行能量補充計劃的團隊。亨克說:“我們在較短的時間內(nèi)完成了相同的工作量,真是一舉兩得。”
調(diào)動思想能量的另一種方法是系統(tǒng)地專注于能夠帶來最長遠優(yōu)勢的活動。人們對于極具挑戰(zhàn)性的工作,往往不是干脆避而遠之,就是到了最后關(guān)頭才匆忙上陣,除非事先特意為它安排好時間。與我們合作的高管制定了多種習慣來幫助自己集中能量,其中最有效的一種習慣是每天晚上確定出第二天最重要的挑戰(zhàn),把它作為次日早晨上班后的首要任務。
讓·呂克·迪凱納(Jean Luc Duquesne)在巴黎的索尼歐洲分公司擔任副總裁。過去,他和許多人一樣,一到辦公室就立刻去回復電子郵件。而現(xiàn)在,他盡量把每天上班后的第一個小時用來集中處理最重要的問題,結(jié)果他發(fā)現(xiàn),常常是到了上午10點鐘的時候,他自己這一天好像就已經(jīng)碩果累累了。
五、精神追求可以激發(fā)能量
當人們的日常工作和活動與他們最為珍視的、能夠賦予他們意義感和目的感的東西相一致時,他們的精神能量就會發(fā)揮作用。如果他們正在做的工作對他們真的很重要,他們通常就會感到精力充沛、注意力集中,并能夠持之以恒地堅持下去。遺憾的是,高要求、快節(jié)奏的職場生活讓人們很少有時間去關(guān)注這些問題,許多人甚至沒意識到, 生活意義和目的的追求也是能量的潛在源泉。
不過,如果我們在推行能量管理計劃時,一上來就關(guān)注到精神層面,它所起的效果可能會微乎其微;只有當參與者在其他幾個層面上形成了習慣,并嘗到了其中的甜頭之后,他們才會明白關(guān)注自己更深層次的需求將對工作效率和滿意度產(chǎn)生顯著的影響。
安永會計師事務所的合伙人喬納森· 安斯帕赫爾(Jonathan Anspacher)是從向自己提出一連串問題中受到啟發(fā)和鼓舞的,他從中找到了哪些事情對他是最有意義的。 他告訴我們:“我認為,我們應該做些反省,問問自己希望別人想起你這個人時,腦子里是怎樣一種印象?你肯定不愿意讓別人覺得你是一個工作狂式的合伙人,從早到晚就知道干活,讓手下人也跟著受罪。如果我的孩子打電話給我,問我‘你能來看我們樂隊的演出嗎?’
我希望回答他‘好的,我一定去,而且要坐在第一排。’我可不想當那樣的父親:走進音樂廳,坐在最后一排,開著黑莓手機,一來電話就立刻跑出去接聽。”
為了從精神中獲取能量,人們需要理清優(yōu)先事項,并以此為準在三個方面制定習慣:
1、做自己最擅長和最喜歡的工作;
2、有意識地為生活中最重要的領(lǐng)域分配時間和精力,認真工作,關(guān)心家庭、健康和他人;
3、在日常行為中奉行自己的核心價值觀。
展望未來,我們希望能出現(xiàn)一種對各方都有利的新型顯性合約(explicit contract) ——組織對員工生活的各個層面都進行投資,幫助他們創(chuàng)立并保持自己的價值。反過來,個人則調(diào)動自己全方位的能量,一心一意地投入到每天的工作中。這樣,組織和個人雙方的價值才都會提升。