上班前的15分鐘,決定了你一天的工作效率
作 者:彭小六 來 源:簡書發(fā)表日期:2016-10-14
如何開啟一天高效率的工作?每天從頭忙到下班,好像什么都沒干?忙死了,但是一點成就感都沒有?
其實這些問題都很容易解決,你只要學會利用開始工作前的15分鐘就行了。
15分鐘能做什么?
大概的流程見下圖,如果沒有時間,直接看粗體字就行:
1.設置好工作區(qū)
開始一天工作前的第一步,就是講環(huán)境干擾因素控制到最低。所以我們需要對自己工位的可視范圍內的東西進行整理。
(1)清理電腦桌面
還在為滿屏幕的文件不知道怎么分類放置煩惱么?
使用fences這個軟件可以在桌面創(chuàng)建分區(qū),特別適合桌面文件很多的人。
小六的電腦桌面只簡單的劃分了三個區(qū)域:
重要不緊急區(qū)域
放重要項目和任務相關的文件
日常工作區(qū)域
日常辦公進行需要訪問的文件夾快捷方式,將工作內容每日備份
臨時區(qū)
放臨時產生的文件,便于每日清理
創(chuàng)建桌面分區(qū)
整理快捷方式
(2)清理辦公桌面
小六工作的頭幾年,桌面是這樣的:
現(xiàn)在的工作區(qū)是這樣的:
你會發(fā)現(xiàn),原來的桌面的各種小物件全部不見了。
A4紙是二次利用的,這樣可以隨時寫下一些想法和代辦事項。
(3)水杯倒?jié)M
清潔水杯,泡上一杯咖啡或者茶,這樣在開始進入工作狀態(tài)的時候,就不會因為口渴而中斷工作,起身再去做這些事情了。
(4)手機靜音
將手機調成靜音,這樣在開放式的辦公區(qū)域,就不會打擾到其他同事。
不給別人制造麻煩,就是修養(yǎng),不是么?
(5)查看郵件(不回復)
查看郵件,知道有哪些需要回復,哪些需要處理,哪些只是知悉就夠了。
所以為什么要提倡大家寫一個高效的郵件標題,因為有時候你只需要看標題,就知道事情的內容和輕重緩急了。
2.查看待辦清單(1)建立
GTD(Get Things Done)的第一步,就是收集自己所有的代辦事項。
每日清單管理
(2)實時更新
當有新的事務產生的時候,你可以通過PC端或者PC段的任務清單軟件實時添加。
它的一個處理流程你就要熟練于心:
時間管理GTD.png
(3)上班前查看
上班前的15分鐘,小六會選擇查看計劃內的今日代辦事項。
然后再將待辦清單全部瀏覽一遍,挑選一些任務設定為今日完成。
(4)設定最后期限和任務的7天響應周期
代辦事項中特別需要注意的是,快要到最后期限的任務。
另外,如果別人拜托你一件事情,但是沒有告訴你截止時間,你可以設置7天后為截止時間,這樣做的原因是,一是對方可能不知道這件事情你能做多久,二是,你自己也不太清楚這個事項的具體內容。所以設定7天為期限,7天內給對方答復,如果確定了內容,可以重新創(chuàng)建任務。
3.確定當天最重要的三件事
每日清單確定之后,是不是就可以開始干活了呢?
根據(jù)80/20法則,往往最重要的20%的工作決定了你80%的工作成效。
所以我們要學會認清楚哪些是對我這個崗位最重要的20%。
《吃掉那只青蛙》這本書中說,如果每天一開始,你能吃掉一直青蛙,這一天里面就沒有什么能難倒你的事情了。
“青蛙”就是最重要的事情。每天挑選最重要的三件事情,然后專注去完成他們。即使你只做完第一個,后面沒有完成,也是很有成就感的一件事情,因為最能體現(xiàn)你的工作績效的事情,你完成了。
標記今天的重要事項
4.用番茄鐘估算時間
如果你不會估算自己的工作,你會發(fā)現(xiàn)經常一天下來排了很多任務,但是每次都做不完。
原本以為幾分鐘就可以搞定的,結果花了1個小時。
所以提高自己的工作效率,就是并不是說提高速度,而是讓自己越來越精確的判斷一件事情自己要花費的時間。
做自己職業(yè)的精算師。通過番茄估算,如果你發(fā)現(xiàn)工作8小時里面,你的番茄鐘數(shù)量超過10個,說明工作量可能偏大了。需要加班或者將一些不重要的任務從今日代辦中移除出去。
所以,使用番茄鐘來進行估算時間,番茄鐘的好處是,25分鐘為一個單位。執(zhí)行起來也很方便,你只需要使用番茄鐘APP來進行記錄就行了。
而且番茄鐘的核心功能是,保持專注,讓你保護自己的整塊時間,減少碎片時間的出現(xiàn)。
使用番茄估算法
5.完成自己的需求再幫助別人
好啦,15分鐘時間你會發(fā)現(xiàn)你做了上面這么多事情。
最重要的是,這個15分鐘的整理讓你對今天的工作有了大概的認識,你是會忙成狗還是閑的蛋疼,基本上在這15分鐘里面就已經確定了。
但是你也許會發(fā)現(xiàn)就算開啟番茄鐘,被打斷總是難免的。那怎么辦呢?
小六個人的建議是,除非是你的領導來打斷你,其他同事的打斷,你都可以使用下面這個句型來回應:
“我等下找你吧,我正在··· ···”
完成自己的需求再去幫助別人,因為你的效率體現(xiàn)在你的產出上,而不是別人給你發(fā)的好人卡。
當然,我的老板很開明,他一般找我都會先說“6,忙完手上的活,過來一下”,你看,一句話就能看出是高段位的職場人士。
最后
這15分鐘是在如果在上班前完成,意味著你每天都比身邊的同事早一步進入工作狀態(tài)。
所以,要不要試試比平時提早15分鐘到公司呢?