累死你的不是工作，而是工作方法

作 者：木沐 來 源：職場木沐說發(fā)表日期：2018-07-06

　　人在職場，每天有如陀螺般忙得轉(zhuǎn)個(gè)不停，大家抱怨著工作苦，工作累，工作辛苦沒的睡。

　　但是仔細(xì)思量，如此這般，到底是工作量太大?老板太苛刻?還是自己效率低，工作方法有問題?

　　也許大多數(shù)情況下是因?yàn)槲覀儧]有學(xué)會如何聰明地做事，掌握對的工作方法，才讓自己每天累得半死。

　　本文整理了如下15種可以優(yōu)化工作流程和提高效率的方法，幫助你更高效輕松地完成工作。

　　1、做日 / 周工作計(jì)劃并經(jīng)常回顧

　　不管你習(xí)慣用PPT，Excel或是其他辦公軟件，一定得給自己制定個(gè)日/周工作計(jì)劃，包括上周工作進(jìn)展和本周工作計(jì)劃。

　　針對每一項(xiàng)工作或任務(wù)，都要詳細(xì)標(biāo)注開始和截止時(shí)間，交付物是什么，需要對接的有哪些部門和同事，有什么樣的KPI等等。

　　這樣方便自己定期回顧任務(wù)的狀態(tài)，是待開始，進(jìn)行中，延誤還是取消，有利于自己針對不同情況采取下一步措施。

　　2、會議前的高效準(zhǔn)備

　　參加會議時(shí)，我經(jīng)?？吹揭恍┤舜颐ψ?，一臉茫然地看著主持人，被問到項(xiàng)目進(jìn)展，支支吾吾，一看就是沒有什么準(zhǔn)備。

　　為了避免這種尷尬局面，需要提前做這些準(zhǔn)備：

　　提前看看會議日程，和自己相關(guān)的部分主要涉及什么話題;

　　是否需要對上次未完成事項(xiàng)進(jìn)行更新;

　　是否需要提前搜集和準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，資料及文件;

　　是否需要提前聽取有關(guān)部門意見等等。

　　3、學(xué)會判斷任務(wù)優(yōu)先級

　　每天手頭的工作很多，既有正在進(jìn)行中的，也有被領(lǐng)導(dǎo)和同事臨時(shí)甩過來的，如果不分輕重緩急，就會感覺毫無頭緒，倍感焦慮。

　　因此需要學(xué)會根據(jù)這樣兩個(gè)維度判斷任務(wù)的先后順序。即：

　　重要性(重要vs.不重要 )

　　緊迫性(緊急vs.不緊急)

　　根據(jù)這兩個(gè)維度可以劃分出4個(gè)象限，將待辦事項(xiàng)依次放入4個(gè)象限，就可以清晰判斷出，緊急而重要的事情一定是最有優(yōu)先級，需要馬上處理的。

　　4、多種溝通渠道并用，而不是單純依賴于郵件

　　電子郵件儼然已經(jīng)成為企業(yè)內(nèi)部交流和溝通的基本和重要工具。發(fā)送文件，會議通知，討論問題，匯報(bào)工作無一例外都是通過郵件完成。

　　但如果此時(shí)你完全依賴郵件一個(gè)溝通渠道，會發(fā)現(xiàn)有時(shí)真的會壞事，尤其重要或緊急的工作。

　　因?yàn)猷]件不是即時(shí)通訊系統(tǒng)，人們不是隨時(shí)在線或者隨時(shí)可以回應(yīng)的，比如會議中或外出時(shí)間，就無法做到隨時(shí)回復(fù)。

　　所以如遇緊急重大問題或通知，一定記得打電話反復(fù)確認(rèn)，確保萬無一失。

　　5、未完成事項(xiàng)提醒

　　有的人非常喜歡將“告示貼”(或叫“口水貼”)貼在工位擱板上，上面寫滿了待辦事項(xiàng)或需要特別提醒或關(guān)注的事項(xiàng)。這的確是個(gè)很好的辦法。

　　小小一塊貼紙，記錄了事項(xiàng)的重點(diǎn)，比如時(shí)間，電話，找誰。醒目地提醒和督促你這件事情還沒完成，需要趕緊搞定，因?yàn)槟憧隙ń邮懿涣艘粡堎N紙?jiān)谀抢锖脦滋於紟h然不動。

　　一旦完成，你就可以放心大膽地撕下去。然后將新的待辦重要事項(xiàng)貼上去，頗有成就感。

　　6、先梳理一天工作內(nèi)容

　　為了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦清醒的時(shí)候，將自己的日歷(或者電子日歷)打開，看看今天的主要工作內(nèi)容有哪些，然后根據(jù)優(yōu)先級分配自己的工作時(shí)間和精力。

　　這樣就可以讓自己做到心中有數(shù)，不僅不會遺漏重要工作，還會容易把控節(jié)奏，自信滿滿迎接新一天。

　　7、番茄工作法

　　就是選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后在紙上畫一個(gè)X短暫休息一下(5分鐘就行)，每4個(gè)番茄時(shí)段多休息一會兒。

　　這樣我們就會比較容易專注在工作本身，而不容易走神或下意識地刷手機(jī)。因?yàn)槿说淖⒁饬σ坏┍淮驍?，重新開始回到之前的狀態(tài)需要花費(fèi)更長的時(shí)間。

　　8、將本周或下周待開會議提前發(fā)出邀請

　　很多人習(xí)慣臨時(shí)抱佛腳，突然發(fā)出邀請召集同事開會，這么做通常效果很差，因?yàn)闆]有提前預(yù)約，同事要么在出差，要么這個(gè)時(shí)間段已經(jīng)被占用。

　　因此，如果不是特別緊急的會議，最好提前一周就發(fā)出會議邀請，提前將被邀請人的時(shí)間固定，也方便他人在空閑時(shí)間段安排其他工作。

　　另外發(fā)完會議邀請也不是萬事大吉，你需要在會議提前1——2天發(fā)個(gè)郵件提醒，以確保大家準(zhǔn)時(shí)出席會議而沒有遺忘或發(fā)生時(shí)間沖突。

　　9、提高打字速度

　　這點(diǎn)特別容易被忽視。我們有時(shí)寫報(bào)告或郵件感覺花費(fèi)時(shí)間太多，可能就是因?yàn)榇蜃炙俣忍?/p>

　　學(xué)會盲打而不是邊看鍵盤邊找字母，不論拼音還是五筆輸入法，都會大大提高文字輸入效率，幫你節(jié)省不少時(shí)間。

　　如必要可以專門花一段時(shí)間練習(xí)如何提高速度，這真是一勞永逸的事，值得投入時(shí)間練習(xí)。

　　10、整潔有序的辦公桌

　　將自己的辦公桌收拾得整潔有序，可以幫我們很快找到需要的資料或文件，而不是在用到的時(shí)候毫無頭緒，翻來翻去。

　　除此以外，在一個(gè)雜亂不堪的環(huán)境下工作，人的心情也會不自覺變得焦躁不安，哪還能談得上效率和質(zhì)量。

　　11、充分利用午餐時(shí)間進(jìn)行社交

　　現(xiàn)代人時(shí)間寶貴，不愿過多占用私人時(shí)間進(jìn)比如晚上或周末行社交，那么充分利用工作午餐時(shí)間和同事聯(lián)絡(luò)感情就變得重要而便捷了。

　　盡量多和兄弟部門以及跨部門同事一起用餐，可以聊些輕松話題，順便談下項(xiàng)目進(jìn)展，彼此如何更好地配合，就顯得順理成章。

　　經(jīng)常一個(gè)人午餐或者只和要好的幾個(gè)同事午餐，只是單純完成了吃飯這個(gè)任務(wù)，而沒有賦予任何社交意義，實(shí)屬可惜。

　　12、善于“偷師”學(xué)藝

　　公司不等于學(xué)校，沒有人像老師那樣有義務(wù)教你如何工作，如何更好地工作。

　　這時(shí)我們就需要有一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛和機(jī)靈的頭腦，看到別人受到認(rèn)可和表揚(yáng)，就要仔細(xì)揣摩和觀察，看看人家到底哪里做得好，怎么做得好的。

　　有心人可以將對方報(bào)告或文件好好拆解，學(xué)習(xí)人家如何設(shè)計(jì)框架，提煉要點(diǎn)，組織素材和推導(dǎo)結(jié)論的。

　　13、集中時(shí)間回復(fù)郵件

　　如果隨時(shí)在線回復(fù)每一封郵件，就會將自己的注意力切割，無法集中做好一件事。不是所有郵件都需要你秒回，如果真的非常緊急，相信對方一定會打電話或者直接找你。

　　因此可以隔一段時(shí)間集中處理和回復(fù)郵件，這樣不僅效率高，還避免了不斷被新進(jìn)來的郵件打斷手頭的工作。

　　14、多跟領(lǐng)導(dǎo)溝通，確認(rèn)需求

　　在公司中我們的的匯報(bào)對象是直線經(jīng)理，我們的工作是否得到認(rèn)可主要取決于領(lǐng)導(dǎo)。

　　因此我們需要聽清楚領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，ta的要求和期望是什么，需要什么時(shí)間完成等等，只有確認(rèn)好領(lǐng)導(dǎo)的需求，我們的工作才有方向，才能有的放矢。

　　在最終完成任務(wù)時(shí)才不會發(fā)生南轅北轍，吃力不討好的情形。

　　15、對同事經(jīng)常表達(dá)謝意

　　雖然很多時(shí)候，同事幫你完成的某項(xiàng)工作是ta份內(nèi)之事，但是一定記得及時(shí)表達(dá)感謝，不論通過郵件還是當(dāng)面致謝，最好當(dāng)著其領(lǐng)導(dǎo)的面表達(dá)謝意。

　　這樣不僅可以讓對方感覺你人很客氣，nice，以后更愿意幫你，另一方面在領(lǐng)導(dǎo)面前提出表揚(yáng)，進(jìn)一步加深了你和同事的感情聯(lián)絡(luò)，有利于未來的工作開展。

　　寫在最后：

　　這些工作方法都是木沐在實(shí)踐中提煉總結(jié)出來的，超級高效實(shí)用，如果你還沒有掌握或者運(yùn)用，那么不如先從其中幾項(xiàng)容易的開始著手應(yīng)用。

　　蕭伯納曾經(jīng)說過：

　　世界上只有兩種物質(zhì)：高效率和低效率;世界上只有兩種人：高效率的人和低效率的人。

　　讓我們努力成為高效率的人吧。