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工作計(jì)劃的最佳做法

作 者:胡言非語(yǔ) 來(lái) 源:中國(guó)人力資源開發(fā)網(wǎng)發(fā)表日期:2017-10-20

  談到計(jì)劃,很多人心里充滿了抵觸,因?yàn)槿绻龅煤芗?xì)致,就感覺像一個(gè)緊箍咒限制了自己;如果不認(rèn)真做,其實(shí)又是一個(gè)很沒(méi)有意義的東西。

  但是,在一個(gè)組織里,一定是需要各種計(jì)劃的,多數(shù)人不愿意做計(jì)劃的問(wèn)題首先在于心態(tài),其次在于方法,兩者結(jié)合起來(lái)其實(shí)就是缺乏好的“做法”。

  現(xiàn)在的職場(chǎng)人在計(jì)劃方面有一些誤區(qū),我們來(lái)解讀一下:

  首先,工作計(jì)劃一定不要被繁瑣的表格蒙蔽雙眼,計(jì)劃和表格是兩碼事,正如人和衣服是兩個(gè)物體,但配合得好能加分不少。表格很重要,但老胡發(fā)現(xiàn)已經(jīng)有一個(gè)不好的趨勢(shì),那就是很多人對(duì)表格的重視度遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于了計(jì)劃的內(nèi)容本身。

  其次,工作計(jì)劃只是一個(gè)假設(shè),任何事情只能追求更高的概率去保障完成,而非現(xiàn)在做的計(jì)劃就能一成不變地去執(zhí)行。

  再次,很多人并沒(méi)有對(duì)計(jì)劃要做的工作有強(qiáng)烈的興趣和責(zé)任,所以怎么會(huì)有興趣來(lái)設(shè)計(jì)如何做這件事呢?

 

  老胡今天來(lái)談?wù)劰ぷ饔?jì)劃的最佳做法:

  第一招 凡事要趁早

  誰(shuí)都知道“早起的鳥兒有蟲吃”,可多數(shù)人仍然在貪戀被窩。

  對(duì)于一件工作的計(jì)劃,一定要思考在前面,而非事情都要啟動(dòng)了,為了應(yīng)付上級(jí)而編制一堆列表出來(lái),自己都不愿意去看,更不會(huì)在執(zhí)行的時(shí)候想著這些安排。

  老胡建議,要多拿一些時(shí)間來(lái)思考未來(lái)事宜的計(jì)劃,哪怕還只是一個(gè)雛形。

  第二招 動(dòng)態(tài)改善

  如果事先做的計(jì)劃一成不變,那達(dá)成的概率反而不見得高。

  在執(zhí)行計(jì)劃的過(guò)程中,其實(shí)也是一個(gè)反復(fù)修改計(jì)劃的過(guò)程。

  必須要對(duì)計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)的改善,這需要你經(jīng)?;仡櫽?jì)劃。

  當(dāng)初制定計(jì)劃時(shí)所處的環(huán)境,涉及的人、方法、資源等,很可能已經(jīng)發(fā)生了變化,你如果不隨之調(diào)整,其實(shí)就是缺了要完成目標(biāo)的決心。

  老胡到一些企業(yè)去進(jìn)行工作質(zhì)詢時(shí),發(fā)現(xiàn)計(jì)劃有問(wèn)題,問(wèn)到的實(shí)際情況和計(jì)劃發(fā)生了很大偏差,很多人卻坦然的說(shuō)當(dāng)時(shí)計(jì)劃是這樣,現(xiàn)在不一樣了。

  那為什么不動(dòng)態(tài)改善呢?

  請(qǐng)記得,優(yōu)秀的企業(yè)和個(gè)人,都有個(gè)特點(diǎn):

  有計(jì)劃地進(jìn)行各項(xiàng)工作,且有計(jì)劃地去進(jìn)行改進(jìn)!  ?

  第三招 力求具體

  在進(jìn)行了初步的構(gòu)思后,就要尋求各種資源、資料來(lái)將其變得具體化,變成可以行動(dòng)的步驟來(lái)讓自己更有動(dòng)力去行動(dòng)。

  沒(méi)有具體化的情況主要有幾點(diǎn):

  A. 工作分解的顆粒度太大;

  B. 負(fù)責(zé)人沒(méi)有落實(shí)到人頭,用部門代替;

  C. 時(shí)間模糊;

  D. 結(jié)果定義不夠清楚;

  E. 是否能完成,沒(méi)有衡量,只是寫出來(lái);

  例如某項(xiàng)工作設(shè)定為:完成XX新產(chǎn)品開發(fā)。事實(shí)上,這件工作可能涉及到很多的人、部門、資源的協(xié)調(diào)、市場(chǎng)調(diào)研等,如果籠統(tǒng)在一起,設(shè)定一個(gè)負(fù)責(zé)人,最終很可能會(huì)延誤或者成果不盡如人意。應(yīng)該再進(jìn)行分解,直到做計(jì)劃的人,能夠?qū)ψ约簩懴碌娜蝿?wù),明確完成成果、明確時(shí)間跨度、明確責(zé)任人,且心中沒(méi)有擔(dān)憂,有較大的把握能夠按照自己的進(jìn)度完成為止。

  第四招 共同參與

  很多人都犯了一個(gè)錯(cuò)誤,當(dāng)一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)人,自己就定義為都是自己的事了,埋頭做計(jì)劃,缺乏與相關(guān)聯(lián)人的溝通,計(jì)劃沒(méi)有別人參與,出現(xiàn)協(xié)調(diào)問(wèn)題時(shí)就會(huì)覺得全世界都不配合。

  實(shí)際上,我們很多跨部門的項(xiàng)目或者某件工作,的確存在就一個(gè)人做主要事情的情況,但并不是就無(wú)需其他人員的信息或者支持。一個(gè)人要把計(jì)劃做好,在構(gòu)思的時(shí)候,就要充分地設(shè)定好會(huì)受到什么因素的影響,哪些人會(huì)參與進(jìn)來(lái),哪些人會(huì)有阻力,在計(jì)劃之初就要爭(zhēng)取更多的人參與,只有參與了計(jì)劃,他們才會(huì)覺得支持也是他們?cè)撟龅氖轮?,否則支持力度大小就要看臉面和人情了,這也是很多企業(yè)工作滯后、部門協(xié)調(diào)出問(wèn)題的重要原因之一。

  試問(wèn):你的計(jì)劃我都不知道,或者你把我放進(jìn)去了,都沒(méi)知會(huì)我,需要的時(shí)候突然來(lái)找我,難道我整天等著你沒(méi)別的事嗎?怪我不配合?我可不認(rèn)。

  各位朋友想想,是不是這個(gè)道理?

 

  第五招 重視里程碑

  計(jì)劃很重要的特點(diǎn)在于有序推進(jìn),而里程碑就是設(shè)定在計(jì)劃中的關(guān)鍵環(huán)節(jié),一個(gè)里程碑沒(méi)有達(dá)到,是無(wú)法往前推進(jìn)的。

  有人就笑了,這個(gè)工作做不完,我可以提前做后面的工作啊?

  看起來(lái)好像有道理,但事實(shí)上呢?

  我們經(jīng)常出現(xiàn)效率不高,不是因?yàn)椴粫?huì)做,也不是不愿意去行動(dòng),而是什么事都纏繞在腦海中,這個(gè)要做,那個(gè)也要做,將自己纏繞起來(lái),缺乏優(yōu)先級(jí)的思維。

  對(duì)于設(shè)定的里程碑事件,無(wú)論如何也要在設(shè)定的時(shí)間點(diǎn)達(dá)到要求,否則沒(méi)有緊迫感,離終點(diǎn)還很遠(yuǎn),工作就會(huì)延誤。

 

  總的來(lái)說(shuō),老胡建議:

  1. 如何去構(gòu)思一件事情的框架,要優(yōu)先于你列出如何一步步去做;

  2. 構(gòu)思,是你剛面臨一件事情時(shí)如何看待它,不要等待詳盡的數(shù)據(jù)或其他任何會(huì)阻礙你開始構(gòu)思的因素;

  3. 一旦構(gòu)思出框架,對(duì)事情的整體有概念,對(duì)整體時(shí)間跨度和結(jié)果定義明晰后,就要策劃如何一步步實(shí)現(xiàn),需要具體化,并設(shè)置里程碑,將遠(yuǎn)期壓力分解到過(guò)程中,搭建出實(shí)現(xiàn)路徑;

  4. 計(jì)劃的編制過(guò)程中,一定要思考人的因素,一開始就要把可能影響到你計(jì)劃的各種人和資源考慮進(jìn)來(lái),盡可能讓他們參與你的計(jì)劃思考,提出意見。哪怕只是進(jìn)行一場(chǎng)非正式的談話,講清楚你要做什么,過(guò)程中可能哪些地方需要他的支持,再聽聽他的建議。

  老胡相信,當(dāng)你去認(rèn)真策劃一件工作,并試圖讓別人支持,且一步步實(shí)現(xiàn)過(guò)程成果,最終按照自己的想法來(lái)實(shí)現(xiàn)整體計(jì)劃成果,體驗(yàn)這樣一個(gè)過(guò)程之后,你會(huì)愛上計(jì)劃,因?yàn)樗^對(duì)不僅僅是做一個(gè)表格,寫一些文字和數(shù)據(jù)。

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